Ở Nghệ An, nhiều đơn vị phân phối cho đại lý và chuỗi cửa hàng theo đợt: sáng giao cửa hàng này, chiều giao cửa hàng khác, cuối tuần mới tổng kết. Chính khoảng trống giữa “đã giao” và “đã tổng kết” là nơi hàng thất thoát hoặc lệch số mà không ai nhận ra. Đối soát hàng sau mỗi đợt phân phối là bước đóng vòng đó lại.
Làm đối soát không cần phần mềm đắt tiền. Một bảng đối chiếu rõ ràng, chứng từ giữ đầy đủ và một người phụ trách nhất định là đủ cho doanh nghiệp nhỏ.
Trước mỗi đợt phân phối, bạn nên có sẵn:
- Danh sách điểm giao và số lượng hàng của từng điểm
- Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng cho từng điểm
- Mẫu biên bản giao nhận để điểm nhận ký xác nhận
- Quy ước về hàng trả lại, hàng hư hỏng, hàng thiếu
- Người chịu trách nhiệm đối soát sau khi xe về kho
Đối Soát Hàng Là Gì Và Vì Sao Cần Làm Sau Mỗi Đợt
Đối soát là so sánh ba con số: hàng xuất kho, hàng đã giao có xác nhận và hàng còn lại hoặc trả về. Nếu ba con số cộng lại khớp nhau, đợt phân phối coi như sạch. Nếu lệch, bạn cần biết lệch ở điểm nào, do ai và vì lý do gì.
Làm ngay sau từng đợt thì còn nhớ rõ tình huống, còn chứng từ trên tay và còn kịp hỏi lại tài xế hoặc điểm nhận. Để dồn cuối tháng, việc tìm nguyên nhân lệch số gần như không thể.
Các Bước Đối Soát Gọn Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
Bước đầu là gom đủ chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu giao hàng đã ký, ảnh chụp hàng khi giao nếu có. Bước hai là nhập số liệu từng điểm vào một bảng, gồm cột hàng xuất, hàng nhận, hàng trả. Bước ba là cộng tổng và so với số xuất kho ban đầu.
Với những điểm lệch, hãy ghi chú nguyên nhân thật ngắn: thiếu, hư hỏng, từ chối nhận hay giao nhầm. Hàng bị từ chối ở siêu thị có cách xử lý riêng, bạn có thể đọc bài hàng bị từ chối tại siêu thị; còn chứng từ cần giữ lại được liệt kê ở bài chứng từ giao hàng siêu thị.
Những Lỗi Dễ Gặp Khi Đối Soát
Lỗi thường gặp nhất là không có người ký nhận ở điểm giao, nên sau đó không chứng minh được hàng đã đến nơi. Lỗi thứ hai là hàng trả về kho không được ghi nhận ngay, khiến số tồn thực tế lệch với sổ sách. Lỗi thứ ba là pallet và kiện hàng không ghi nhãn rõ, gây khó đối chiếu.
Để giảm lỗi, bạn nên đóng pallet theo từng điểm giao ngay từ kho. Hướng dẫn cụ thể có ở bài cách đóng pallet hàng giao chuỗi siêu thị.
Bảng Đối Soát Mẫu Nên Có Những Cột Nào
Bạn có thể dùng một bảng tính đơn giản với các cột sau cho mỗi đợt phân phối:
| Hạng mục | Nội dung cần xác nhận |
|---|---|
| Điểm giao | Tên điểm, địa chỉ, người nhận |
| Hàng xuất | Số lượng ghi trên phiếu xuất kho |
| Hàng nhận | Số lượng điểm nhận đã ký xác nhận |
| Hàng trả, hư hỏng | Số lượng và lý do trả về kho |
| Chênh lệch | Hàng xuất trừ hàng nhận trừ hàng trả, kèm ghi chú |
Quy Trình Đối Soát Sau Mỗi Đợt Phân Phối
Quy trình gồm năm bước:
Gom chứng từ
Thu phiếu giao đã ký từ tài xế.
Nhập số liệu
Ghi hàng xuất, nhận, trả theo từng điểm.
Cộng tổng
So sánh với số xuất kho ban đầu.
Xác minh chênh lệch
Hỏi tài xế, điểm nhận để tìm nguyên nhân.
Ghi nhận, lưu trữ
Lưu bảng và chứng từ để dùng cho kế toán.
Lợi Ích Khi Đối Soát Đều Đặn
Phát hiện thất thoát sớm
Lệch số được thấy ngay sau chuyến, không dồn cuối tháng.
Chứng từ sẵn sàng
Hỗ trợ kế toán thuế và xử lý khiếu nại khi cần.
Quản lý rõ trách nhiệm
Biết khâu nào cần cải thiện: kho, xe hay điểm nhận.
Câu Hỏi Thường Gặp
Đối soát hàng nên làm vào lúc nào?
Nên làm ngay sau khi xe về kho hoặc trong cùng ngày, khi chứng từ còn đầy đủ và mọi người còn nhớ tình huống.
Ai nên chịu trách nhiệm đối soát?
Nên có một người phụ trách cố định, độc lập với người xuất hàng để đối chiếu khách quan.
Hàng trả về kho có tính vào đối soát không?
Có. Hàng trả cần được ghi nhận kèm lý do, nếu không số tồn thực tế sẽ lệch với sổ sách.
Bao lâu nên lưu chứng từ giao nhận?
Bạn nên lưu theo quy định kế toán, thuế của doanh nghiệp và trao đổi với kế toán để biết thời hạn cụ thể.
CẦN XE CHO ĐỢT PHÂN PHỐI TIẾP THEO TẠI NGHỆ AN?
Gửi danh sách điểm giao và loại hàng để được tư vấn xe và lịch chạy phù hợp. Dịch vụ vận chuyển phục vụ phân phối được báo giá sau khi có đủ thông tin.
