Câu hỏi nhiều chủ hàng hay gặp là: tuần nào cũng gửi hàng cùng một tuyến thì có cần gọi đặt xe lại từ đầu mỗi lần không? Câu trả lời là không, nếu bạn biết cách lên lịch xe cho đơn hàng vận chuyển định kỳ. Chỉ cần chốt một lần các thông tin cố định như ngày, giờ, điểm lấy, điểm giao và loại xe, các chuyến sau sẽ chạy theo khuôn có sẵn.
Lịch cố định giúp cả hai bên chủ động. Chủ hàng biết xe đến giờ nào để chuẩn bị hàng, còn đơn vị vận chuyển xếp trước xe và tài xế. Tuy vậy, lịch định kỳ vẫn cần chừa chỗ cho thay đổi, vì lượng hàng mỗi kỳ hiếm khi giống hệt nhau.
Khi lập lịch lần đầu, bạn nên thống nhất sẵn các nội dung sau:
- Tuyến vận chuyển và các điểm lấy, điểm giao cố định
- Ngày trong tuần hoặc ngày trong tháng xe chạy
- Giờ lấy hàng và hạn giao hàng của mỗi chuyến
- Loại xe và lượng hàng dự kiến, kèm mức dao động chấp nhận
- Cách báo tăng, giảm hoặc hủy chuyến và thời hạn báo trước
Lên Lịch Xe Cho Đơn Hàng Vận Chuyển Định Kỳ: Những Mục Cần Chốt
Mục đầu tiên là chu kỳ chạy. Một số đơn chạy hàng tuần vào cùng một ngày, một số chạy hai đến ba chuyến mỗi tuần, một số theo ngày đầu tháng khi doanh nghiệp nhập hàng. Hãy chọn chu kỳ theo nhịp bán hàng hoặc sản xuất thực tế, đừng chọn theo cảm tính, vì lịch lệch nhịp sẽ gây tồn kho hoặc thiếu hàng.
Mục thứ hai là loại xe. Nếu lượng hàng ổn định, bạn có thể cố định một loại xe cho cả kỳ. Nếu lượng dao động, nên thống nhất sẵn hai mức xe, ví dụ xe nhỏ cho tuần thường và xe lớn hơn cho tuần cao điểm. Cách chọn xe theo khối lượng và kích thước hàng có thể tham khảo ở bài cách chọn xe tải theo khối lượng, kích thước hàng.
Mục thứ ba là quy tắc thay đổi. Hãy ghi rõ cần báo trước bao lâu nếu muốn dời hoặc hủy một chuyến, và chi phí giữ xe nếu báo muộn. Quy tắc rõ ràng ngay từ đầu giúp hai bên không phải tranh luận khi có việc đột xuất.
Với đại lý hay cửa hàng nhận hàng đều đặn, bạn có thể đối chiếu thêm cách làm ở bài vận chuyển hàng định kỳ cho đại lý tại Nghệ An để thấy cách tổ chức thực tế.
| Chu kỳ | Gợi ý cách lên lịch |
|---|---|
| Mỗi tuần một chuyến cố định | Chốt ngày và giờ lấy hàng, giữ cùng loại xe, chỉ báo khi có thay đổi lớn. |
| Nhiều chuyến mỗi tuần | Lập bảng lịch theo ngày, phân biệt chuyến chính và chuyến bổ sung khi hàng tăng. |
| Theo ngày đầu hoặc cuối tháng | Báo trước lượng hàng dự kiến, đặt xe từ sớm vì dễ trùng nhu cầu cao điểm. |
| Lượng hàng dao động | Thống nhất hai mức xe và hạn báo chốt để điều phối kịp bố trí xe phù hợp. |
Các Bước Lên Lịch Xe Cho Đơn Hàng Vận Chuyển Định Kỳ
Quy trình bên dưới phù hợp với cả chủ hàng nhỏ lẫn doanh nghiệp có nhiều điểm nhận. Nếu hàng cần lưu kho tạm rồi phát theo ngày, bài lưu hàng và phát hàng theo lịch tại Nghệ An cung cấp thêm cách phối hợp.
Thu thập nhu cầu
Ghi lại tuyến, lượng hàng, loại hàng và giờ nhận của các kỳ vừa qua.
Chọn chu kỳ và xe
Thống nhất ngày chạy, loại xe và mức dao động chấp nhận được.
Chốt quy tắc thay đổi
Ghi rõ thời hạn báo dời, hủy hoặc tăng chuyến và chi phí liên quan.
Chạy thử vài kỳ đầu
Theo dõi giờ lấy, giờ giao và lượng hàng thực tế để điều chỉnh lịch.
Rà soát định kỳ
Mỗi tháng đối chiếu số chuyến, chứng từ và điều chỉnh lịch nếu nhu cầu đổi.
Lợi Ích Khi Có Lịch Xe Định Kỳ Rõ Ràng
Lịch định kỳ rõ ràng không chỉ tiết kiệm thời gian đặt xe mà còn giúp kế toán dễ đối soát, vì mỗi chuyến đều có thời gian, loại xe và chứng từ tương ứng.
Chủ động nguồn xe
Xe và tài xế được bố trí trước theo lịch đã chốt, ít phải tìm xe vào phút chót.
Dễ dự trù chi phí
Chuyến lặp lại giúp chủ hàng ước tính chi phí vận chuyển từng kỳ.
Chứng từ nhất quán
Xe công ty xuất được hóa đơn theo kỳ, thuận tiện đối chiếu công nợ.
Câu Hỏi Thường Gặp
Đơn định kỳ có được giá tốt hơn đơn lẻ không?
Giá do hai bên thỏa thuận theo tuyến, loại hàng, khối lượng và tần suất, nên không có mức chung. Bạn hãy trao đổi trực tiếp với điều phối để được báo giá theo nhu cầu thực tế.
Tuần không có hàng thì có phải hủy chuyến không?
Có thể báo hủy theo hạn đã thống nhất. Nếu báo đúng thời hạn, chuyến thường được hủy hoặc dời mà không gây phát sinh, còn báo muộn thì có thể phải trả chi phí giữ xe.
Khi hàng tăng đột xuất thì xử lý thế nào?
Hãy báo sớm để điều phối nâng loại xe hoặc thêm chuyến. Nếu đã có sẵn hai mức xe trong thỏa thuận thì việc đổi xe sẽ rất nhanh.
Kết Luận
Lên lịch xe cho đơn hàng vận chuyển định kỳ là chốt rõ chu kỳ, loại xe và quy tắc thay đổi, rồi chạy thử và rà soát đều đặn. Bạn có thể xem bảng giá thuê xe tải để tham khảo chi phí, hoặc xem thêm dịch vụ vận chuyển tuyến Hà Tĩnh tại vanchuyenhatinh.com. Muốn lập lịch cho đơn của mình, hãy gửi thông tin để Vận Chuyển Nghệ An tư vấn phương án phù hợp.
CẦN LẬP LỊCH XE CHO ĐƠN ĐỊNH KỲ?
Gửi tuyến, lượng hàng và chu kỳ để được tư vấn lịch xe phù hợp.
