Hôm qua xe giao đủ 120 thùng, hôm nay bên nhận báo chỉ thấy 118, và không ai chứng minh được hai thùng còn lại ở đâu. Tình huống này xảy ra khi số lượng không được đối chiếu ngay lúc giao. Bài này giải thích cách đối chiếu số lượng khi giao nhận hàng sao cho nhanh, đủ chứng cứ và không gây căng thẳng giữa chủ hàng, tài xế và bên nhận.
Khi Nào Cần Đối Chiếu Số Lượng Khi Giao Nhận Hàng
Câu trả lời là mọi lần giao nhận, nhưng mức độ chi tiết thay đổi theo loại hàng. Hàng đóng thùng đồng loại có thể đếm theo kiện; hàng pallet đếm theo pallet rồi kiểm tra từng lớp; hàng lẻ nhiều chủng loại cần đối chiếu từng dòng trên phiếu.
Điều quan trọng là phải đếm tại điểm giao, khi tài xế còn ở đó, hai bên cùng nhìn thấy cùng một con số. Đếm sau khi xe đã đi, số thiếu rất khó quy trách nhiệm, vì hàng có thể đã lẫn sang kho khác hoặc bị nhận nhầm.
Trước khi đếm, bạn nên chuẩn bị sẵn:
- Phiếu giao nhận hoặc đơn hàng có ghi số lượng dự kiến.
- Danh sách hàng chi tiết nếu giao nhiều chủng loại.
- Người đứng ra nhận hàng và người ký xác nhận.
- Điện thoại hoặc thiết bị chụp ảnh khi cần ghi nhận.
- Chỗ để hàng đã đếm, tách khỏi hàng chưa đếm.
Cách Xử Lý Khi Số Lượng Không Khớp
Khi số đếm khác phiếu, đừng ký ngay. Hãy đếm lại một lần nữa, rồi xử lý theo bảng dưới đây. Cách thức đóng pallet cũng ảnh hưởng đến việc đếm, bạn có thể xem cách đóng pallet hàng siêu thị để hàng xếp gọn, dễ kiểm.
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Thiếu so với phiếu | Đếm lại, chụp ảnh, ghi số thiếu vào phiếu rồi mới ký. |
| Thừa so với phiếu | Ghi nhận số thừa, báo ngay cho chủ hàng và đơn vị vận chuyển. |
| Sai chủng loại, đúng số | Ghi rõ chủng loại thực nhận so với phiếu. |
| Đếm nhiều lần vẫn lệch | Lập biên bản ghi nhận, các bên cùng ký xác nhận. |
Năm Bước Đối Chiếu Số Lượng Tại Điểm Giao
Quy trình ngắn gọn dưới đây áp dụng được cho cả đơn ghép hàng lẫn bao xe. Với đơn ghép, hãy đối chiếu riêng phần hàng của mình, xem thêm dịch vụ ghép hàng đi Nghệ An.
Mở hàng và kiểm niêm phong
Kiểm tra niêm phong, tình trạng thùng trước khi dỡ.
Đếm có người chứng kiến
Đếm cùng tài xế, đọc to số để hai bên nghe thấy.
So với phiếu
Đối chiếu từng dòng hàng với phiếu giao nhận.
Ghi nhận chênh lệch
Ghi số liệu thực tế vào phiếu, kèm ảnh nếu có lệch.
Ký và lưu
Các bên ký, chụp phiếu lưu theo mã đơn.
Phối Hợp Với Đơn Vị Vận Chuyển Để Đếm Nhanh Hơn
Đếm cùng tài xế
Tài xế có mặt khi đếm nên chênh lệch được xác nhận tại chỗ.
Chứng từ rõ ràng
Xe công ty xuất được hóa đơn, hồ sơ đơn hàng được lưu đầy đủ.
Xử lý kịp thời
Báo chênh lệch sớm giúp điều phối xử lý ngay trong ngày.
Câu Hỏi Thường Gặp
Nên đếm trước hay ký phiếu trước?
Luôn đếm trước rồi mới ký. Chữ ký là xác nhận bạn đã nhận đủ theo phiếu, nên nếu chưa đếm thì chưa nên ký.
Hàng quá nhiều, không đếm hết được thì sao?
Có thể đếm theo kiện, theo pallet và kiểm tra mẫu, đồng thời ghi rõ trên phiếu phương pháp đã dùng. Nếu có nghi vấn, nên ghi bảo lưu và đếm chi tiết sau với sự chứng kiến của các bên.
Phát hiện thiếu sau khi xe đã đi thì sao?
Báo ngay cho đơn vị vận chuyển và chủ hàng kèm ảnh, số liệu đã đếm. Càng báo sớm càng dễ truy xét, nhưng căn cứ rõ nhất vẫn là đếm tại điểm giao.
Kết Luận
Đối chiếu số lượng khi giao nhận hàng đúng cách chỉ mất thêm vài phút nhưng tiết kiệm rất nhiều rắc rối: đếm tại chỗ, so với phiếu, ghi nhận chênh lệch và ký sau cùng. Với hàng đi liên tỉnh, bạn có thể xem bảng giá thuê xe tải, và xetaibacnam.com là nguồn tham khảo thêm cho tuyến Bắc – Nam.
CẦN TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN VẬN CHUYỂN?
Gửi thông tin đơn hàng để được hỗ trợ và tư vấn phương án phù hợp.
