Đối soát hàng là bước so sánh số hàng đã xuất, số hàng đã giao và số hàng khách đã ký nhận sau mỗi đợt phân phối. Làm đều đặn, bạn phát hiện lệch số ngay trong ngày thay vì đến cuối tháng mới truy ra. Dưới đây là cách đối soát hàng gọn nhẹ cho doanh nghiệp nhỏ: cần chuẩn bị chứng từ gì, đối chiếu theo trình tự nào và xử lý chênh lệch ra sao.
Vì Sao Phải Đối Soát Hàng Ngay Sau Mỗi Đợt
Chênh lệch nhỏ nếu để lâu sẽ khó truy. Sau vài tuần, không ai nhớ lô nào thiếu một thùng, ai nhận, ai ký. Đối soát ngay sau đợt giao giúp bạn trả lời nhanh khi khách hỏi và có căn cứ rõ ràng khi cần làm việc với đơn vị vận chuyển.
Với chuỗi cửa hàng hoặc đại lý nhận hàng định kỳ, đối soát còn là cơ sở để chốt công nợ cuối kỳ. Nếu hàng của bạn được giữ tại kho trước khi phát, xem thêm lưu hàng ngắn ngày trước khi phân phối để biết cách đối chiếu cả phần nhập và xuất. Một bộ đối soát cơ bản gồm:
- Phiếu xuất hàng hoặc đơn đặt hàng ban đầu
- Phiếu giao nhận có chữ ký người nhận từng điểm
- Số lượng thực giao, ghi rõ thiếu hoặc dư nếu có
- Biên bản hoặc ảnh chụp khi hàng hư hỏng, bị trả lại
- Bảng tổng hợp theo ngày để so với số liệu bán hàng
Các Mục Cần Đối Chiếu Sau Mỗi Đợt
Bạn không cần phần mềm đắt tiền. Một bảng tính đơn giản với các cột dưới đây là đủ cho phần lớn doanh nghiệp nhỏ.
| Mục đối chiếu | Cách kiểm tra |
|---|---|
| Số lượng xuất và giao | So số kiện xuất kho với tổng số kiện đã giao các điểm |
| Chữ ký nhận hàng | Mỗi điểm giao có phiếu ký tên, ghi rõ ngày giờ |
| Hàng thiếu hoặc dư | Ghi chênh lệch theo từng điểm, kèm lý do nếu biết |
| Hàng hư hỏng, trả lại | Có ảnh và biên bản tại chỗ, đối chiếu với số kiện thu về |
| Thời gian giao thực tế | So giờ hẹn với giờ giao để rút kinh nghiệm cho lịch sau |
| Chi phí vận chuyển | Đối chiếu số chuyến, số điểm với khoản đã báo từ đầu |
Hàng thuộc danh mục hạn chế cần xem trước tại trang hàng cấm và vận chuyển có điều kiện để tránh phát sinh khi đối soát.
Năm Bước Đối Soát Hàng Gọn Nhẹ
Quy trình dưới đây mất khoảng vài chục phút cho mỗi đợt, tùy số điểm giao.
Thu phiếu giao nhận
Gom đủ phiếu ký nhận từ các điểm trong cùng đợt.
Nhập số liệu
Ghi số thực giao từng điểm vào bảng tổng hợp.
So với số xuất
Đối chiếu tổng số giao với tổng số xuất kho.
Xử lý chênh lệch
Liên hệ điểm nhận hoặc lái xe để xác minh trong ngày.
Chốt và lưu hồ sơ
Lưu phiếu và bảng tổng hợp để dùng khi chốt công nợ.
Cách Xử Lý Khi Số Liệu Không Khớp
Khi lệch số, hãy kiểm tra theo thứ tự từ dễ đến khó: ghi nhầm số, giao nhầm điểm, rồi mới đến thiếu hàng thật. Đa số chênh lệch nằm ở hai nguyên nhân đầu, và chỉ cần gọi điện cho điểm nhận là xác minh được.
Nếu xác định hàng bị thiếu hoặc hư trong quá trình vận chuyển, hãy báo ngay cho đơn vị vận chuyển kèm ảnh và phiếu giao nhận. Việc nêu rõ thời điểm nhận hàng và tình trạng kiện giúp xử lý nhanh. Muốn quy trình giao nhận mạch lạc hơn, bạn có thể xem giao hàng siêu thị hoặc cách chọn xe tại thuê xe tải TP Vinh. Thói quen đối soát hàng đều đặn sẽ giúp bạn rất nhiều khi làm việc với khách và với kế toán.
VCNA Hỗ Trợ Gì Cho Việc Đối Soát
Xe thuộc công ty
Đội xe 1.5 đến 7 tấn đứng tên công ty, xuất được hóa đơn.
Phiếu giao nhận rõ
Hàng giao có chứng từ để bạn đối chiếu từng điểm.
Phản hồi nhanh
Khi lệch số, bạn liên hệ được ngay để xác minh trong ngày.
Tư vấn thực tế
Gợi ý cách ghi nhận phù hợp quy mô doanh nghiệp của bạn.
Câu Hỏi Thường Gặp
Đối soát hàng nên làm theo ngày hay theo tuần?
Nên đối soát ngay sau mỗi đợt giao để dễ truy. Sau đó tổng hợp theo tuần hoặc theo tháng để chốt công nợ.
Cần lưu chứng từ đối soát bao lâu?
Bạn nên lưu theo quy định của kế toán và thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng. Hãy hỏi kế toán của bạn để có thời hạn chính xác.
Khách ký nhận thiếu thì xử lý ra sao?
Ghi rõ số thiếu trên phiếu ngay tại điểm giao, chụp ảnh và báo đầu mối để xác minh trong ngày.
Nếu bạn muốn quy trình giao hàng có chứng từ rõ ràng để dễ đối soát hàng, hãy trao đổi với VCNA trước khi đặt xe. Bạn có thể xem thêm bao xe đi Nghệ An hoặc bảng giá thuê xe tải.
CẦN GIAO HÀNG CÓ CHỨNG TỪ RÕ RÀNG?
Gọi ngay để VCNA tư vấn cách giao nhận thuận tiện cho việc đối soát.
