Nhà phân phối không giao hàng đều như nhau: hôm nay một đơn nhỏ cho đại lý gần, ngày mai ba đơn lớn đi ba huyện khác nhau. Vì vậy vận chuyển hàng theo đơn đặt hàng khác hẳn giao hàng theo chuyến cố định, vì xe phải bám sát số lượng và địa chỉ của từng đơn. Bài này giúp bạn biết cần chuẩn bị gì khi chuyển đơn cho đơn vị vận tải, cách gom đơn hợp lý và những điểm dễ phát sinh chi phí ngoài dự tính.
Khi Nào Nên Vận Chuyển Hàng Theo Đơn Đặt Hàng
Hình thức này phù hợp khi nhu cầu giao của bạn không đều: có tuần nhiều đơn, có tuần ít, hoặc mỗi đại lý đặt một lượng khác nhau. Nếu đơn rải rác, giao theo chu kỳ cố định dễ khiến xe chạy thiếu tải. Còn nếu đơn đã ổn định về nhịp và số điểm, bạn có thể tham khảo cách vận chuyển hàng định kỳ cho đại lý để giảm việc sắp xếp lại mỗi lần.
Hàng của nhà phân phối thường gồm nhiều mặt hàng, nhiều kiện nhỏ trong cùng một đơn. Hãy xác định trước đơn nào cần giao gấp, đơn nào có thể chờ gom, để đơn vị vận tải chọn được xe và lộ trình vừa sức. Bạn nên cân nhắc các điểm sau:
- Đơn có giao trong ngày hay có thể chờ gom sang ngày sau
- Số điểm giao và khoảng cách giữa các điểm
- Hàng đi cùng một đơn có cần xếp riêng hoặc che mưa không
- Đại lý có nhận hàng được ngoài giờ hành chính hay không
- Cần phiếu giao hàng, hóa đơn kèm theo từng đơn hay gộp một lần
Thông Tin Cần Có Trong Mỗi Đơn Đặt Hàng
| Hạng mục | Nội dung cần ghi rõ |
|---|---|
| Mã đơn và tên đại lý | Để đối chiếu phiếu giao, tránh nhầm đơn giữa các điểm |
| Địa chỉ và người nhận | Địa chỉ cụ thể, số điện thoại người nhận trực tiếp |
| Danh mục hàng | Tên hàng, số thùng hoặc kiện, tổng khối lượng ước tính |
| Thời hạn giao | Giao trong ngày, trước một mốc giờ hoặc linh hoạt |
| Điều kiện nhận hàng | Giờ nhận, xe vào được hay không, có người hỗ trợ bốc dỡ |
| Chứng từ đi kèm | Phiếu giao, hóa đơn, yêu cầu ký nhận hoặc chụp ảnh xác nhận |
Giá cước không có công thức cố định, vì phụ thuộc loại hàng, khối lượng, quãng đường, số điểm giao và thời gian. Bạn có thể xem khung tham khảo tại bảng giá thuê xe tải, giá cụ thể sẽ báo sau khi có đủ thông tin đơn. Hàng hạn chế cần xem trước danh mục hàng cấm và vận chuyển có điều kiện.
Quy Trình Xử Lý Một Đơn Đặt Hàng Từ Kho Đến Đại Lý
Với đơn phát sinh liên tục, quy trình gọn và nhất quán giúp bạn đỡ phải nhắc đi nhắc lại. Năm bước dưới đây áp dụng được cho hầu hết nhà phân phối nhỏ và vừa.
Gửi đơn
Gửi danh sách đơn kèm địa chỉ và thời hạn giao.
Gom đơn theo cụm
Nhóm các đơn cùng hướng để tiết kiệm chuyến.
Chọn xe phù hợp
Chọn xe theo tổng khối lượng và điều kiện đường vào.
Giao và ký nhận
Giao từng điểm, có người nhận và chứng từ ký nhận.
Đối chiếu cuối ngày
Rà lại phiếu nhận, báo đơn nào chưa giao được.
Lưu Ý Để Không Phát Sinh Chi Phí Ngoài Dự Tính
Điều hay gặp nhất là đơn chốt muộn trong ngày. Khi đơn gửi sát giờ xe chạy, đơn vị vận tải khó gom được và đôi khi phải điều thêm một chuyến lẻ. Nếu bạn cố định một mốc giờ chốt đơn, ví dụ trước buổi trưa cho các đơn giao chiều, việc xếp xe sẽ gọn hơn nhiều.
Điều thứ hai là thông tin điểm giao thiếu chính xác. Địa chỉ sai, người nhận không nghe máy hoặc xe không vào được ngõ đều làm xe phải chờ. Hãy lưu sẵn số liên hệ trực tiếp của từng đại lý. Nếu có đơn cần giữ hàng chờ phát theo ngày, bạn có thể xem thêm dịch vụ lưu hàng và phát hàng theo lịch.
Cuối cùng, nên đối chiếu hàng sau mỗi đợt giao. Cách làm cụ thể có ở bài đối soát hàng sau mỗi đợt phân phối. Với nhà phân phối cần tìm thêm đầu mối vận tải khác trong khu vực, danh bạ tại vận tải Nghệ An là một nguồn tham khảo.
Vì Sao Chọn VCNA Để Giao Hàng Theo Đơn
Xe thuộc công ty
Đội xe 1.5 đến 7 tấn đứng tên công ty, xuất được hóa đơn.
Linh hoạt theo đơn
Nhận đơn thay đổi mỗi ngày, gom cụm khi hợp lý.
Hiểu địa bàn
Quen đường từ thành phố Vinh đến các huyện Nghệ An.
Tư vấn thực tế
Nếu chia chuyến hay gom đơn có lợi hơn, VCNA sẽ nói rõ.
Câu Hỏi Thường Gặp
Có thể gửi nhiều đơn của nhiều đại lý trong một chuyến không?
Có, nếu các điểm giao cùng hướng và tổng khối lượng phù hợp với xe. VCNA sẽ tư vấn nên gom hay tách chuyến.
Đơn gấp trong ngày có nhận không?
Tùy xe và lộ trình còn trống tại thời điểm đó. Bạn nên báo sớm để VCNA kiểm tra xe và xác nhận được hay không.
Chi phí vận chuyển theo đơn tính thế nào?
Không có công thức cố định. Chi phí phụ thuộc loại hàng, khối lượng, số điểm giao và quãng đường, được báo sau khi có đủ thông tin.
Nếu bạn cần vận chuyển hàng theo đơn đặt hàng cho mạng lưới đại lý, hãy gửi danh sách đơn, địa chỉ và thời hạn giao để VCNA tư vấn xe. Bạn cũng có thể xem trang ghép hàng đi Nghệ An nếu đơn nhỏ, chưa đủ một chuyến.
CẦN VẬN CHUYỂN HÀNG THEO ĐƠN CHO NHÀ PHÂN PHỐI?
Gửi đơn để VCNA chọn xe và lên lịch giao phù hợp cho từng đại lý.
