Cách Theo Dõi Chứng Từ Sau Khi Giao Hàng

Giao hàng xong chưa phải là hết việc: phiếu giao nhận có chữ ký, biên bản phát sinh và hóa đơn mới là bằng chứng để quyết toán. Cách làm gọn nhất để theo dõi chứng từ sau khi giao hàng là thu bản chụp ngay tại điểm giao, ghi vào một sổ theo dõi theo mã đơn và nhắc bản gốc theo mốc thời gian cố định. Bài này hướng dẫn từng việc cần làm, dành cho chủ hàng và bộ phận kế toán, kho.

Vì Sao Phải Theo Dõi Chứng Từ Sau Khi Giao Hàng

Nhiều doanh nghiệp chỉ để ý chứng từ lúc nhận đơn và lúc thanh toán, còn khoảng giữa thì bỏ trống. Hậu quả quen thuộc là cuối tháng không tìm được phiếu giao nhận có chữ ký, kế toán không có gì đối chiếu, còn khi khách hàng hỏi lại số lượng đã nhận thì không có căn cứ để trả lời.

Theo dõi chứng từ sau giao hàng giúp bạn làm ba việc: chứng minh hàng đã giao đúng người, đúng số lượng; có hồ sơ để xử lý khi phát sinh khiếu nại; và thanh toán, quyết toán đúng kỳ. Việc này không cần phần mềm phức tạp, một bảng tính đơn giản là đủ nếu ghi đều.

Mỗi đơn hàng sau khi giao nên thu về tối thiểu các mục sau:

• Phiếu giao nhận hoặc biên bản bàn giao có chữ ký người nhận.
• Ảnh hoặc bản scan chứng từ, đặt tên theo mã đơn.
• Hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán tương ứng với đơn hàng.
• Biên bản phát sinh nếu có hàng thiếu, hỏng hoặc giao chậm.
• Ghi chú ngày nhận bản gốc và tên người giữ.

Sổ Theo Dõi Chứng Từ Nên Ghi Những Gì

Sổ theo dõi không cần nhiều cột, nhưng phải đủ để nhìn một lần biết đơn nào còn thiếu giấy tờ. Bạn có thể dùng bảng tính chung cho cả kho và kế toán. Khi cần so chi phí vận chuyển với dự toán, hãy xem thêm bảng giá thuê xe tải để đối chiếu mức cước đã thỏa thuận.

Năm Bước Theo Dõi Chứng Từ Gọn Và Đủ

Với đơn giao định kỳ hoặc giao nhiều điểm, bạn nên làm theo một thứ tự cố định để không ai phải nhớ bằng đầu. Lịch giao càng đều thì quy trình này càng nên chuẩn hóa, ví dụ như với lưu hàng và phát hàng theo lịch tại Nghệ An.

Lợi Ích Khi Làm Việc Với Đơn Vị Vận Chuyển Có Hồ Sơ Rõ Ràng

Câu Hỏi Thường Gặp

Kết Luận

Theo dõi chứng từ sau khi giao hàng thực chất là một thói quen: thu sớm, ghi đều, đối chiếu đủ và nhắc đúng hạn. Làm được vậy, đơn nào cũng có hồ sơ rõ ràng khi cần quyết toán. Nếu bạn gửi hàng từ Hà Nội đi Nghệ An và muốn chủ động hơn về hồ sơ, hãy xem thêm dịch vụ ghép hàng đi Nghệ An; với tuyến Hà Nội, xeghephang.com là nguồn tham khảo thêm.