Kho vừa soạn xong lô hàng, xe đã đến cổng mà phiếu vẫn chưa lập xong, ai cũng sốt ruột. Chuẩn bị sẵn phiếu xuất kho kiêm vận chuyển là cách đơn giản nhất để tránh cảnh đó: một tờ phiếu ghi đủ hàng gì, bao nhiêu, đi đâu, do ai nhận. Bài này hướng dẫn bạn ghi phiếu gọn, kiểm tra trước khi ký và bàn giao đúng cho tài xế. Hình thức phiếu (giấy hay điện tử) và quy định áp dụng nên xác nhận với kế toán của bạn.
Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Dùng Để Làm Gì
Phiếu này vừa ghi nhận hàng đã xuất khỏi kho, vừa đi cùng hàng trên đường để chứng minh nguồn gốc và điểm đến. Với doanh nghiệp, đây là chứng từ liên quan trực tiếp đến sổ kho và đối chiếu với bên nhận.
Phiếu làm sai thường kéo theo hệ quả dây chuyền: số tồn kho lệch, bên nhận không khớp số lượng, tài xế không có gì để xuất trình khi cần. Vì vậy, nên coi việc lập phiếu là một bước của quy trình giao hàng, không phải việc bổ sung sau cùng.
Một phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nên có tối thiểu các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ bên xuất và bên nhận; người đầu mối liên hệ.
- Danh mục hàng: tên, quy cách, đơn vị tính, số lượng.
- Điểm đi, điểm đến và thông tin xe, tài xế.
- Ngày giờ xuất kho và người lập phiếu.
- Chữ ký các bên liên quan theo quy định nội bộ.
Những Lỗi Thường Gặp Khi Lập Phiếu
Phần lớn sai sót đến từ việc lập vội. Bảng dưới đây giúp bạn kiểm tra trước khi ký. Nếu phát sinh thêm chi phí xe, hãy tham khảo bảng giá thuê xe tải để dự trù.
| Lỗi thường gặp | Cách phòng tránh |
|---|---|
| Ghi thiếu hoặc sai số lượng | Đếm lại tại bãi xếp, đối chiếu với phiếu trước khi ký. |
| Tên hàng ghi chung chung | Ghi theo đúng tên và quy cách trong danh mục của công ty. |
| Thiếu thông tin xe, tài xế | Bổ sung biển số và tên tài xế ngay khi xe đến. |
| Không lưu bản chụp | Chụp phiếu đã ký, lưu theo mã đơn trước khi xe rời kho. |
Năm Bước Chuẩn Bị Phiếu Trước Khi Xe Rời Kho
Thứ tự dưới đây phù hợp với kho nhỏ lẫn kho có nhiều đơn mỗi ngày. Có thể áp dụng tương tự cho đơn thuê xe tải trong thành phố, xem thêm dịch vụ thuê xe tải tại TP Vinh.
Soạn hàng theo đơn
Gom hàng theo từng điểm giao, tránh lẫn giữa các đơn.
Lập phiếu
Ghi đủ thông tin, đối chiếu danh mục với đơn đặt.
Kiểm đếm tại bãi xếp
Đếm lại số kiện, so với phiếu trước khi lên xe.
Ký và bàn giao
Các bên ký, tài xế giữ bản đi kèm hàng.
Chụp và lưu
Chụp phiếu đã ký, lưu theo mã đơn.
Phối Hợp Với Đơn Vị Vận Chuyển Để Phiếu Luôn Khớp
Báo trước thông tin xe
Biển số và tên tài xế có sẵn để điền vào phiếu.
Chứng từ rõ ràng
Xe công ty xuất được hóa đơn, hồ sơ đơn hàng được lưu đầy đủ.
Xác nhận số lượng
Tài xế cùng kiểm đếm khi xếp hàng, hạn chế lệch số.
Câu Hỏi Thường Gặp
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển có phải đơn nào cũng cần không?
Tùy loại hình và quy định áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Hãy hỏi kế toán để dùng đúng loại chứng từ, thay vì tự quyết định.
Ai là người ký phiếu?
Thường gồm người lập phiếu, thủ kho và người nhận hàng theo quy định nội bộ của công ty. Cụ thể nên thống nhất bằng văn bản trong công ty.
Sai số lượng sau khi xe đã đi thì xử lý thế nào?
Báo ngay cho đơn vị vận chuyển và bên nhận, ghi rõ chênh lệch, lập biên bản đối chiếu nếu cần để điều chỉnh chứng từ.
Kết Luận
Chuẩn bị phiếu xuất kho kiêm vận chuyển đúng ngay từ đầu giúp kho gọn, tài xế yên tâm và bên nhận dễ đối chiếu. Hãy lập phiếu trước khi xe đến, kiểm đếm tại bãi xếp và luôn chụp lưu bản đã ký. Nếu cần đối chiếu nhiều đơn vị vận tải, vantainghean.com là nguồn tham khảo thêm; với đơn lớn, bạn có thể xem dịch vụ bao xe đi Nghệ An.
CẦN TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN VẬN CHUYỂN?
Gửi thông tin đơn hàng để được hỗ trợ và tư vấn phương án phù hợp.
