Cuối tháng, kế toán một doanh nghiệp phân phối thường gặp cảnh quen thuộc: có chuyến hàng đã giao xong nhưng không có hóa đơn cước để hạch toán, hoặc hóa đơn có nhưng thông tin bên mua sai. Để vận chuyển hàng có hóa đơn trơn tru, doanh nghiệp cần chốt thông tin xuất hóa đơn ngay từ lúc đặt xe, không để đến khi giao xong mới bàn. Bài viết trình bày quy trình từng bước từ lúc đặt đơn đến lúc quyết toán.
Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Chọn Vận Chuyển Hàng Có Hóa Đơn
Chi phí vận chuyển là khoản chi thường xuyên của doanh nghiệp bán hàng. Khi chuyến xe có hóa đơn hợp lệ, khoản chi này có chứng từ rõ ràng để kế toán ghi nhận, thay vì phải giải trình khi quyết toán hay khi cơ quan thuế yêu cầu.
Điều này cũng giúp bạn so sánh các phương án minh bạch hơn. Đơn vị có xe đứng tên công ty, xuất được hóa đơn sẽ dễ làm việc hơn với doanh nghiệp so với hình thức thỏa thuận miệng. Tuy vậy, mức thuế và cách hạch toán cụ thể vẫn do kế toán của bạn quyết định theo quy định hiện hành.
Trước khi đặt xe, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn các thông tin xuất hóa đơn sau:
- Tên đầy đủ công ty và mã số thuế đúng như đăng ký.
- Địa chỉ xuất hóa đơn và email nhận hóa đơn điện tử.
- Nội dung dịch vụ mong muốn ghi trên hóa đơn.
- Mức cước đã thỏa thuận, đã nói rõ gồm hay chưa gồm thuế.
- Người đầu mối nhận chứng từ và đối chiếu công nợ.
Chứng Từ Đi Kèm Một Chuyến Hàng Có Hóa Đơn
Mỗi chuyến thường có một bộ chứng từ gồm phiếu giao nhận, chứng từ của chính lô hàng và hóa đơn cước. Chi phí cụ thể phụ thuộc loại hàng, khối lượng, quãng đường, nên bạn cần xác nhận lại với đơn vị vận chuyển; có thể tham khảo bảng giá thuê xe tải để hình dung khung cước ban đầu.
| Chứng từ | Vai trò |
|---|---|
| Phiếu giao nhận | Xác nhận hàng đã giao đúng số lượng, người nhận ký. |
| Chứng từ của lô hàng | Chứng minh nguồn gốc, quyền xuất hàng của chủ hàng. |
| Hóa đơn cước vận chuyển | Căn cứ ghi nhận chi phí vận chuyển của doanh nghiệp. |
| Biên bản phát sinh | Dùng khi có hàng thiếu, hỏng hoặc giao khác kế hoạch. |
Năm Bước Vận Chuyển Hàng Có Hóa Đơn Cho Doanh Nghiệp
Thứ tự dưới đây áp dụng cho cả đơn lẻ và đơn định kỳ. Với doanh nghiệp giao hàng đều đặn, bạn nên thống nhất cách làm này bằng văn bản với đơn vị vận chuyển.
Gửi thông tin đơn
Báo loại hàng, khối lượng, điểm lấy và điểm giao.
Chốt cước và hóa đơn
Xác nhận mức cước và thông tin xuất hóa đơn trước khi xe chạy.
Giao nhận có chứng từ
Ký phiếu giao nhận, kiểm tra số lượng tại điểm giao.
Nhận hóa đơn
Đối chiếu thông tin bên mua, số tiền với thỏa thuận.
Đối chiếu và thanh toán
Chuyển bộ chứng từ cho kế toán, thanh toán đúng kỳ.
Điều Cần Hỏi Đơn Vị Vận Chuyển Trước Khi Đặt Xe
Chứng từ rõ ràng
Xe công ty xuất được hóa đơn, hồ sơ đơn hàng được lưu đầy đủ.
Báo rõ hình thức xe
Đơn nào dùng xe công ty, đơn nào dùng xe đối tác đều được nói rõ.
Đối chiếu dễ dàng
Mỗi đơn có mã riêng, thuận tiện cho kế toán đối chiếu.
Câu Hỏi Thường Gặp
Có phải đơn nào cũng xuất được hóa đơn không?
Bạn nên hỏi rõ ngay khi đặt xe. Đơn dùng xe công ty xuất được hóa đơn; với xe đối tác, khả năng xuất hóa đơn phụ thuộc từng đơn vị nên cần xác nhận trước, không để đến khi giao xong mới hỏi.
Cước đã gồm thuế chưa?
Tùy thỏa thuận. Hãy yêu cầu báo giá ghi rõ là đã gồm hay chưa gồm thuế để tránh chênh lệch khi nhận hóa đơn.
Cần xuất hóa đơn cho đơn ghép hàng thì sao?
Bạn vẫn có thể yêu cầu hóa đơn cho phần cước của mình. Hãy cung cấp thông tin xuất hóa đơn cùng lúc gửi đơn ghép hàng.
Kết Luận
Vận chuyển hàng có hóa đơn không phức tạp nếu doanh nghiệp chốt thông tin ngay từ đầu, giao nhận có chứng từ và đối chiếu đúng kỳ. Nếu bạn cần xe nhỏ giao hàng linh hoạt, taxitainghean.com là nguồn tham khảo thêm; với hàng đi Hà Nội, bạn có thể xem tuyến vận chuyển Hà Nội – Nghệ An và dịch vụ bao xe đi Nghệ An.
CẦN TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN VẬN CHUYỂN?
Gửi thông tin đơn hàng để được hỗ trợ và tư vấn phương án phù hợp.
