Câu hỏi khách hỏi chúng tôi nhiều nhất trước mỗi chuyến vào nhà máy là: “Cần mang giấy tờ gì thì bảo vệ cho xe vào?”. Thiếu chứng từ cần có khi giao hàng vào khu công nghiệp là nguyên nhân phổ biến khiến xe bị giữ ở cổng, mất cả buổi mà hàng vẫn chưa hạ được. Dưới đây là danh sách chứng từ thường gặp, cách chuẩn bị và những điểm cần hỏi lại nhà máy để không bị động.
Vì Sao Chứng Từ Quan Trọng Khi Giao Hàng Vào Khu Công Nghiệp
Khu công nghiệp kiểm soát chặt người và phương tiện ra vào. Nhà máy cũng cần chứng từ để nhập kho, hạch toán và đối soát với nhà cung cấp. Vì vậy chứng từ hợp lệ giúp:
- Xe qua cổng nhanh hơn vì bảo vệ xác nhận được đơn vị nhận và nội dung hàng.
- Kho nhận hàng đối chiếu số lượng, chủng loại dễ dàng.
- Kế toán hai bên có căn cứ hạch toán, đối soát công nợ.
- Hạn chế tranh chấp khi hàng thiếu, lệch hoặc hư hỏng.
- Rút ngắn thời gian xe phải chờ, tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Chứng Từ Cần Có Khi Giao Hàng Vào Khu Công Nghiệp Gồm Những Gì
Danh sách dưới đây mang tính tham khảo. Yêu cầu cụ thể do nhà máy nhận hàng quy định, bạn nên hỏi lại bộ phận kho hoặc mua hàng rồi báo cho VCNA từ khi đặt xe.
| Chứng từ | Công dụng |
|---|---|
| Phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho | Ghi số lượng, chủng loại hàng, làm cơ sở nhận hàng. |
| Hóa đơn hoặc chứng từ thay thế theo thỏa thuận | Hạch toán và đối soát giữa bên bán và bên mua. |
| Lệnh nhận hàng hoặc đơn đặt hàng của nhà máy | Chứng minh xe giao đúng đơn mà nhà máy đã đặt. |
| Danh sách đóng gói | Giúp kho đếm kiện, kiểm tra từng lô nhanh hơn. |
| Giấy tờ xe, tài xế theo yêu cầu cổng | Để bảo vệ cho phép xe và người vào khu. |
Nếu hàng thuộc nhóm có điều kiện, bạn cần kiểm tra thêm giấy tờ liên quan, xem danh mục tại trang hàng hóa cấm và có điều kiện vận chuyển.
Năm Bước Chuẩn Bị Chứng Từ Trước Chuyến Giao
Để tránh thiếu sót, VCNA khuyến nghị làm theo trình tự năm bước dưới đây.
Hỏi nhà máy yêu cầu
Hỏi bộ phận nhận hàng cần những chứng từ nào và gửi cho ai.
Chuẩn bị bản gốc, bản sao
Chuẩn bị đủ số bản theo yêu cầu, hàng lô lớn nên có thêm bản dự phòng.
Đối chiếu với hàng thực tế
Kiểm số lượng, mã hàng trên chứng từ khớp với hàng trên xe.
Giao tài xế khi lấy hàng
Chứng từ đi cùng hàng, tài xế giữ cẩn thận đến khi giao.
Thu lại bản có ký nhận
Lấy xác nhận từ nhà máy để lưu và đối soát.
Sai Sót Chứng Từ Thường Gặp Và Cách Tránh
Lỗi hay gặp nhất là số lượng trên phiếu không khớp với hàng thực tế, tên người nhận ghi sai hoặc thiếu bản gốc khi nhà máy yêu cầu. Cách tránh là đối chiếu ngay lúc xếp hàng lên xe, chụp ảnh phiếu trước khi giao cho tài xế và xác nhận lại tên đơn vị nhận với nhà máy. Với đơn giao định kỳ, bạn có thể lập sẵn mẫu chứng từ cho từng nhà máy để lần sau chỉ cần điền số lượng, vừa nhanh vừa ít sai sót. Hãy lưu ảnh chụp chứng từ đã ký nhận, đây là căn cứ quan trọng khi cần đối chiếu công nợ hoặc xử lý khiếu nại hàng thiếu.
Khi hàng đi từ Hà Nội hoặc Bắc Ninh vào Nghệ An, hãy gửi chứng từ điện tử cho VCNA từ sớm để kiểm tra trước, tham khảo tuyến Bắc Ninh – Nghệ An. VCNA là đơn vị có xe đứng tên công ty, xuất được hóa đơn khi cần.
VCNA Hỗ Trợ Gì Về Chứng Từ Giao Hàng
Hóa đơn theo xe công ty
Xe đứng tên công ty nên xuất được hóa đơn vận chuyển khi doanh nghiệp yêu cầu.
Nhắc trước chuyến
Hỏi lại danh sách chứng từ với bên nhận trước khi xe đi.
Lưu phiếu ký nhận
Giữ lại bản có xác nhận để bạn đối soát.
Một đầu mối trao đổi
Mọi thay đổi về giờ, chứng từ đều qua một người phụ trách.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Chứng Từ Giao Hàng Khu Công Nghiệp
Giao hàng vào khu công nghiệp cần giấy tờ gì?
Thường gồm phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc chứng từ thay thế, lệnh nhận hàng và giấy tờ xe, tài xế theo quy định cổng. Hãy xác nhận lại với nhà máy.
Thiếu chứng từ thì xe có vào được không?
Tùy quy định từng nhà máy, nhiều nơi không cho nhận hàng khi thiếu chứng từ. Bạn nên chuẩn bị đủ trước khi xe xuất phát.
VCNA có xuất hóa đơn vận chuyển không?
Có đối với xe công ty. Nếu đơn dùng xe đối tác, VCNA sẽ xác nhận khả năng xuất hóa đơn với bạn từ khi nhận đơn.
Với hàng ghép từ Hà Nội, có thể xem thêm dịch vụ ghép hàng Hà Nội – Nghệ An.
CẦN HỖ TRỢ CHỨNG TỪ GIAO HÀNG KHU CÔNG NGHIỆP?
Chuẩn bị đủ chứng từ cần có khi giao hàng vào khu công nghiệp sẽ giúp xe qua cổng nhanh hơn. Gọi ngay để VCNA tư vấn xe và danh sách chứng từ phù hợp với nhà máy nhận hàng.
